תכנון משרד וההשפעה על אפקטיביות העובדים

המשרד הוא בראש ובראשונה מקום שאליו מגיעים אנשים, נפגשים בו, משוחחים, עובדים ביחד ומעבירים בצוותא פרק זמן לא מבוטל. בשנים האחרונות מחלחלת אט אט ההבנה שככל שהתנאים במשרד יהיו נעימים וידידותיים - תהיה להם השפעה על התחושות של העובדים, על הרצון והנכונות שלהם לעבוד ואפילו להתאמץ וכל אלה יביאו לכדי עלייה משמעותית באפקטיביות שלהם, ביעילות שלהם ובתוצאות שהם יביאו. לשם כך חשוב להקדיש לא מעט מחשבה ולמצוא את הרעיונות הנכונים שיסייעו בכך.

כיום כאמור ישנה מודעת גבוהה לנושא של תכנון משרדים ומנהלי החברות או הארגונים מחפשים כל דרך להפוך את העבודה במשרד לנוחה ונעימה ככל האפשר. אפשר אפילו להתייעץ עם אנשי מקצוע שההתמחות שלהם היא עיצוב משרד והם יהיו בעלי ידע וניסיון רבים ויוכלו לתת שלל רעיונות לשיפור האווירה במשרד בזכות עיצוב נכון ומוקפד.

גם אם מנהלי המשרד מבצעים מהלך כזה בעצמם ישנם כמה רעיונות שהם יכולים לבחון עבור המשרד שלהם וליישם באופן מידי:

• בחירת צבע נעים לקירות שישמש כרקע ידידותי עבור כל מי שמגיע אל המשרד.
• רכישת פריטי ריהוט נוחים המתחשבים בשיקולי אורתופדיה על מנת לדאוג לשלומם ולנוחיותם של העובדים.
• שילוב מסרים אופטימיים, נעימים ומעודדים בכל רחבי המשרד - על גבי הקירות, הדלתות ואפילו בעמדת הקפה או חדר האוכל.
• תכנון סביבת עבודה בדרך כזאת שהעובדים גם נמצאים בחברותא אך העובד יכול גם לקבל את הפרטיות שלה הוא זקוק או את השקט לבצע את המוטל עליו ללא הפרעות.
• התקנת קפיטריה נוחה ונעימה לשימוש שתהיה מאובזרת במיטב המרכיבים להפסקה נעימה, מאווררת ומרעננת.

העלאת יעילות העבודה במשרד

כאשר מתכננים את המשרד מתוך העמדת העובדים בראש סדר העדיפויות קורים כמה דברים. ראשית, המשרד מתקבל מעוצב, נעים וידידותי לשהות בו - מה שגורם להעלאת מצב הרוח והמוטיבציה לעבוד. שנית, העובדים רואים שמתחשבים בצרכים שלהם, דואגים לבריאות שלהם ורוכשים את מיטב פריטי הציוד המשרדי מתוך כוונה ומטרה ברורות שלעובדים יהיה טוב ונוח. ביודעם זאת, הם ירצו להחזיר למנהלי החברה כגמולם ויעשו זאת על ידי מתן שירות ועבודה טובים ופוריים יותר. הם ירצו להראות שנעים וטוב להם לעבוד בתנאים אלה ויביעו זאת כלפי חוץ בעבודה טובה, בהגדלת ראש ובסיוע בכל מקום שהם יכולים.

מנהלי ארגונים רבים מעידים ששינוי בעיצוב ובמראה של המשרד הביאו גם לשינוי בתפוקתם של העובדים, במורל הכללי שלהם ובמוטיבציה שלהם להוכיח את עצמם ולהראות את היכולות והכישורים שלהם. מעבר לכך, הם הוקירו והעריכו את העובדה שחושבים עליהם ולא לוקחים אותם כמובנים מאליהם. כאשר העובד יושב על כיסא אורתופדי שהוזמן במיוחד על מנת שיהיה לו נוח לשבת במשך לא מעט שעות - הרי שהוא יידע להעריך שלא חסכו בכסף על חשבונות ועל חשבון הרווחה האישית שלו.

איך מבצעים תכנון מסודר ונכון?

במידה וישנן שאלות או שלא בטוחים איך יהיה הכי נכון לעצב ולסדר את המשרד מומלץ להיעזר לשם כך באיש מקצוע, לקבל דעות שונות או להתרשם משינויים שבוצעו בחברות או ארגונים אחרים. המטרה צריכה להיות משותפת ובמקרים רבים מעדיפים מנהלי החברה לשתף בכך את העובדים על מנת שאלה יידעו שהתהליך מתרחש ואולי יחשבו בעצמם על רעיון שיתאים לביצוע. במידה והעובדים לוקחים חלק בתהליך הם ייראו בו הזדמנות גם לתרום מהמרץ והמחשבות שלהם וגם לסייע לשיפור תנאי העבודה שלהם עצמם.

*המדור הינו מדור צרכני ואין לייחס לנאמר בו תחליף לייעוץ מקצועי. ט.ל.ח.