תכנון אירועים קטנים – למה צריך לשים לב?

תכנון אירוע קטן הוא לא בהכרח קל יותר מתכנון אירוע גדול. התכנון הבסיסי עדיין קיים – המיקום, הקייטרינג, העיצוב, מוסיקה וכדומה. לפעמים תכנון אירוע קטן הוא אף קשה יותר, משום ששמים לב גם לפרטים הקטנים ביותר במקום, מצפים שהאוכל יהיה טוב יותר, העיצוב מושקע יותר והאווירה תהיה משפחתית ואינטימית יותר. אז בין אם מדובר בתכנון אירועים עסקיים או תכנון אירועים פרטיים, מהן הנקודות אליהן כדאי לשים לב?

מיקום האירוע – תכנון אירועים קטנים בשרון או במרכז?
מיקום האירוע הוא בין הדברים החשובים ביותר. לפני שבוחרים את המקום עצמו, צריך לבחור את המיקום הגאוגרפי של מקום האירוע, והוא צריך להיבחר על פי המשתתפים בו. מכיוון שכמות המשתתפים אינה גדולה, מצופה להתחשבות רבה יותר מבחינת נגישות המיקום. במידה ורוב המוזמנים הם מהמרכז – כדאי לחפש מיקום מרכזי יותר, אך אם המשתתפים פזורים מהדרום לצפון – כדאי שמיקום האירוע יהיה במקום נגיש יותר מבחינת רוב המוזמנים, אירוע קטן בשרון זו אופציה מצויינת.

האווירה – אינטימית ומשפחתית

מכיוון שמדובר באירוע קטן, ניתן ליצור בו אווירה של אינטימיות ומשפחתיות. רוב הסיכויים שבמהלך האירוע כל המוזמנים יפגשו אחד בשני, ולכן כדאי ליצור מקומות ישיבה ייחודיים בהם ניתן לשבת ולדבר בנוחות. דבר היכול לעזור ביצירת אווירה מיוחדת הוא בחירת קונספט לאירוע. באירועים קטנים העיצוב בא לידי ביטוי, משום שכל פרט קטן נראה לעין, וזה יכול לבוא לטובתכם. ניתן ליצור קישוטים ייחודים או להשתמש בכלים בעיצובים יפים. היתרון הוא שאין צורך בפריטים רבים, משום שכמות המוזמנים היא לא גדולה.

אוכל ושתייה – הכוכבים של האירוע

כאשר מוזמנים לאירוע, גם אם הוא אירוע קטן או גדול, יש דגש רב על האוכל המוגש. מכיוון שמדובר במספר לא רב של אנשים, בהתאם לכך גם מספר המנות, לכן ניתן להשקיע בכל מנה ומנה. כאשר מנות האוכל יהיו מפנקות ובשפע, והשתייה תהיה מגוונת, כל אחד מהמוזמנים ימצא את טעמו האישי. בנוסף לאוכל המוצע, אפשר לשלב דוכן אוכל או שתייה ייחודי, שיציע פריט מיוחד וישדרג את האירוע.

אז אם אתם עומדים לפני תכנון אירוע קטן, בין אם הוא אירוע פרטי או אירוע עסקי, כדאי שתשימו לב לכל הפרטים הללו – מקום האירוע צריך להיות בהתאם למרבית המוזמנים, כך שאם הם מפוזרים ברחבי הארץ, אירוע קטן בשרון הוא בחירה טובה. אפשר ליצור אווירה מיוחדת באמצעות קונספט, קישוטים ופריטים ייחודיים, אשר יתנו למוזמנים הרגשה נינוחה וכיפית במהלך כל האירוע. בנוסף, האוכל והשתייה הם מאוד חשובים, ולפעמים על-פיהם נמדד אירוע, לכן כדאי להשקיע במספר מנות וסוגי שתייה מגוונים, ואולי אפילו מנה או קוקטייל מיוחדים, שישדרגו את החוויה. והכי חשוב – לגרום למוזמנים לחייך וליהנות, ככה הם יזכרו את האירוע הזה למשך זמן רב.

*המדור הינו מדור צרכני ואין לייחס לנאמר בו תחליף לייעוץ מקצועי. ט.ל.ח