זמן לביקורת:

מערכת אשקלונים | צילום: דו"ח המבקר 

כמדי שנה מפרסם מבקר העירייה אריאל גמליאל את דו"ח המבקר לשנת הפעילות הקודמת 2018. הדו"ח הובא לאישור במועצת העיר וערר סערה לאחר שראש העיר לשעבר, איתמר שמעוני, חשף שהעירייה לכאורה עשתה הסכם פיקטיבי על מנת לאשר את הסכם השכר לאחד השחקנים. בכדי להעביר את אותו השחקן בבקרה, היה על העירייה להפקיד ערבויות ועל כן החברה העירונית הוציאה צ'קים בסכום 200 אלף שקל לטובת העניין בדמות רכישת שטחי פרסום. 

עמותת קבוצת ותיקי אשקלון –כדורגל

המבקר מצא כי בדו"ח הכספי קיים סעיף שונות בסך 94 אלף שקל ללא כל פירוט וכי הוצאות המנכ"ל, המנהל הטכני ומנהל הקבוצה אינן נכללות במסגרת הוצאות הנהלה וכלליות.

בשימוש במגרש העירוני נמצאו פערים בין פריטי השמאות במתקנים לחיוב לפי החוזה המוסכם בין הצדדים.

 בהעסקת מנהל האיצטדיון  הרצל עייני, בנוסף לתפקידו חתם הסכם עם העמותה בו הוא מועסק כקבלן המספק שירותים של ניהול האירועים, דבר המהווה ניגוד עניינים מובהק.

בסוגיית הלנת שכר נמצא כי העמותה הלינה את שכר העובדים מספר פעמים במהלך השנים 2015-2018.

הוצאות הנהלת וכלליות  גבוהות ביחס לעמותה הפועלת אף היא בליגת העל וכי הוצאות אלו אינן כוללות את שכר המנהלים, המסתכמים לשנים 2017-2018 ב-962 אלף שקל,  ו-845 אלף שקל  בהתאמה.

 אי דיווח מדויק לרשם העמותות. בדו"ח המילולי לשנת 2017 נרשמו 115 עובדים לעומת 60. כמו כן, נמצא כי העמותה אינה מנהלת דיווחי נוכחות של עובדים.

 ניהול מספר קופות קטנות בסכומים מהותיים, נמצאו סכומים החורגים מהמקובל ותשלום של הוצאות שבאופיין ובסכומן אין זה מקובל לשלמן מקופה קטנה.

 בשנים 2017-2018 לא נמצא תיעוד לכל פעילות ביקורת של חברי ועדת הביקורת בניגוד לחוק.

 מצאו ליקויים בניהול תקציב העמותה לפיהם העמותה לא הפיקה דו"חות בקרה תקופתיים הכוללים דו"ח תקציב מול ביצוע וכן ליקויים בהזמנות ליציע הכבוד, ניהול תשלומים לספקים שלא במועד ומתן שיקים ללא ציון פרטי המוטב, אי תשלום נסיעות לעובד, מתן שי חג לעובדים, ניהול פנקס חברים ועוד.

הנהלת העמותה מסרה למבקר כי, החל מדו"ח 2018 תציג העמותה את שכר המנכ"ל במסגרת הוצאות הנהלה וכלליות. המנהל הטכני ומנהל הקבוצה הינם עובדים במשרה מקצועית ולא מנהלתית לכן הם חלק מעלות המשחקים והאימונים.  העמותה מפעילה קבוצת וותיקים, על דעת הגורמים המעורבים, לרבות החברה העירונית. כמו כן רשום בכל הבקשות לתמיכה מהעירייה, בדמי השימוש ובמטרות העמותה הפעלת קבוצה חובבנית המתייחסת לקבוצת הוותיקים. יצוין כי העמותה ביקשה מהחברה העירונית לחתום על טיוטת ההסכם. כמו כן אינם רואים ניגוד עניינים בהעסקת עייני.

פינוי גזם

מדי שנה מייצרת העיר אשקלון כ-104 אלף טון פסולת, הכוללת פסולת מוצקה ביתית, מסחרית וגזם. המבקר בחן את נאותות המערך הארגוני שעוסק בפינוי גזם בעיר, משלב איסוף הגזם והעברתו לאתר הגזם.

דיווחי הנוכחות אינם מתבצעים באמצעות שעון הנוכחות, כפי שנעשה על ידי עובדי העירייה בכלל האתרים. אי דיווח זה, בנוסף להיותו חריג בתחום ניהול כוח האדם, אינו מאפשר בקרה אפקטיבית כי אכן בוצעה השקילה על ידי עובדי אתר הגזם, בכלל שעות פעילות התחנה. נמצאו מקרים בהם בוצע דיווח נוכחות שעה שאתר הגזם לא היה פעיל. תגובת מנהל מחלקת תברואה, "אנו מקבלים את המלצתך להתקנת שעון נוכחות באתר וגם דיברנו עם המחשוב, אלא שאין תשתית של קווי טלפון באזור הזה, וגם אין אינטרנט זה עדיין בבדיקה. מה גם שהאתר מיועד לסגירה".

ההגדלה במשאית מנוף נוספת בוצעה אף שהקבלן אינו מעמיד בפועל את ארבעת המנופים אותם נדרש להעמיד באופן מלא לפי ההתקשרות המקורית . מומלץ לבחון את הצורך בהגדלת היקף ההתקשרות עם הקבלן במשאית מנוף נוספת אחת לרבעון, וזאת רק לאחר וידוא כי אכן הקבלן מספק את כלל המשאיות לכל פרק הזמן שנקבע בחוזה.

תגובת מנהל מחלקת תברואה:

"הגדלת היקף ההתקשרות בוצעה לאחר קבלת חוו"ד מיועץ בתחום הגזם , תוך הצגת השוואה לרשויות אחרות.

.נמצא כי העירייה לא התקינה על גבי המשאיות מערכת ניווט כך שלא התאפשרה בקרה על כלל   המשאיות. יצוין כי למפקח ראשי קיימת גישה באמצעות אפליקציה המאפשרת צפייה במיקום הנוכחי של 4 מתוך 5 המשאיות בלבד.

תגובת מנהל מחלקת תברואה: "אכן כן, המצב כפי שמגדיר מבקר העירייה, לצערי הנושא הועלה בכל הדרגים המקצועיים בעירייה אולם, לא הוקצה תקציב לנושא זה, בתקציב 2019 יאושר. אין ספק שכלי זה יסייע מאד לתפקוד המחלקה מול הקבלן, בפיקוח על איתור המשאיות בזמן אמת.

נמצא כי במהלך השנים 2018-2017 לא הוטלו על הקבלן קנסות, למרות שמבדיקה מדגמית שערכה הביקורת נמצא כי הקבלן אינו מנקה לאחר הפינוי.

תגובת מנהל מחלקת תברואה: "החוזה אינו מחייב את הקבלן בהקצאת עוזר לנהג המשאית. האגף ביקש הגדלת תקציב לטובת עוזר לנהג ונענה בשלילה, והדבר אף יידרש שוב במכרז הבא".

ניהול הרשאות ביישומים במינהל חינוך

לעירייה אין נהלים המסדירים את אופן ניהול המערכות הממוחשבות בעירייה, ובפרט את ניהול מערכת השיבוץ. הביקורת ביצעה הצלבה בין רשימות עובדים שפרשו לבין רשימת בעלי הרשאות למערכת  ומצאה כי ישנם ארבעה עובדים שלא עבדו בעירייה נכון למועד הביקורת, והינם בעלי הרשאות למערכת ברמת "רב – מנהל".

 באגף הבטיחו לבדוק ולטפל בכך.

יועץ עיר חכמה

ההתקשרות עם היועץ הינה בתחום המיחשוב והטכנולוגיה, בעוד ששירותי היועץ לעירייה הינם בתחום החשמל והתאורה. מעבר לכך שהחוזה אינו מדבר במפורש על ייעוץ בעניין גופי תאורה אלא על ליווי של החברה הכלכלית בכל צרכיה הטכנולוגיים והמיחשובים, כל תחום הדורש מומחיות אחרת ושונה. .מעורבותו של היועץ נעשתה בהמלצת המנכ"ל, על אף שבכל אחד מן הפרויקטים היה מתכנן חשמל מוסמך, שבמסגרת תפקידו ומכוח החוזה עם החברה הכלכלית, היה אחראי על מתן שירותי ייעוץ בעניין גופי תאורה עבור הפרויקט  בו שותף.

הטלת הסמכות לביצוע ייעוץ לגופי תאורה לפרויקטים בעיר אשקלון מגדילה את היקף שעות העבודה של הייעוץ, והוצאות העירייה  בעוד שהעירייה כבר התקשרה במקביל עם מתכנני חשמל אשר אמורים לבצע זאת במסגרת תפקידם. מכאן, שהזמנת ייעוץ מהיועץ לעניין גופי התאורה בפרויקטים נעשתה שלא לצורך, וכן לעירייה הוצאות כפולות בעבור קבלת שירות אחד בלבד.

תגובת היועץ: "נתבקשתי לעסוק גם בתחום תאורת הרחובות. זומנתי לפגישות בנושא והופעתי בהן כנדרש."

מבדיקה שנערכה על ידי יועצי התאורה, עולה כי גוף התאורה שנבחר אינו עומד בקריטריונים שנבחרו על ידי היועץ עצמו. חברת א. מצאה כי גוף התאורה הנבחר אינו עומד ב-8 קריטריונים מתוך 36 הקריטריונים אשר נקבעו על ידי היועץ, כרבע מכלל הקריטריונים.

כרזות פרסום על גבי עמודי חשמל

הביקורת בדקה את הנהלים בנושא הכרזות המהוות פלטפורמה פרסומית לטובת אירועים, הישגים, קמפיינים, יוזמות מיוחדות וכדו'. הכרזות הפרסומיות בעיר אשקלון תלויות על מתקנים ייעודיים, אשר רובם תלויים על גבי עמודי תאורה בעיר והן מתופעלות על ידי אגף דוברות ותקשורת מבחינה רעיונאית וגרפית ועל ידי אגף אחזקה מבחינה תפעולית.

ממצאי הביקורת העלו כי אין נוהל מסודר בנושא וכי נמצאו מקרים בהם הכרזות היו תלויות באופן מרושל. לעירייה אין ניהול רישומי של הכרזות ואין מאגר מידע המרכז את כלל הנתונים לגבי הכרזות, וביניהם מספור הכרזות, תקינותן, תוכן הכרזה, תאריך בו הוצבה במתקן התלייה או הוסרה ממנו, והתאמה בין כל כרזה ספציפית למתקן בו נמצאת, ולצד בו נמצאת.

בפני הביקורת לא הוצגה כל בדיקה מקדימה שנעשתה באגף הדוברות של העירייה, טרם היציאה למכרזים והתשלומים לשלושת הקבלנים, לבחינת הכדאיות הכלכלית ומידת החשיפה של אמצעי פרסום זה.

לעירייה אין נהלים פנימיים כתובים המסדירים את תהליכי תליית הכרזות, ניהול התהליך ופיקוח על ביצועו.

הצעת המחיר של חברה על סך 500 אלף שקל, נמוכה בכ-%40 מהאומדן לביצוע כרזות. הבחירה בחברה על אף הצעת המחיר הנמוכה באופן חריג, כמו גם הבחירה בחברה אחרת  במכרז לייצור כרזות, לא נומקה על ידי ועדת המכרזים. סטייה כה משמעותית מהאומדן שנקבע, על אף שמוזילה את עלויות העירייה, עלולה להעיד על מחיר שאינו הוגן וסביר בהתחשב באומדן שנקבע, וכן עלולה לגרום לאיכות עבודה ירודה, לפגיעה בזכויות עובדי הקבלן ועוד. לדברי המבקר , "יש להקפיד על כך שכל התקשרות על ידי עובדי העירייה הנעשית בשם העירייה, תעשה בכובע של העובדים כנציגי העירייה ולא בכובעם הפרטי. זאת מאחר שיש חשיבות לכך שהפעולות נעשות בשם העירייה ומייצגות את העירייה"

עוד המבקר מצא כי לאחד מחברי המועצה חוב ארנונה של 5368 שקל.

ראש העיר, תומר גלאם, בירך על דו"ח המבקר והוסיף: "אני רואה חשיבות רבה בעבודת הביקורת, ככלי שבהכרח יוביל לשיפור עבודת העירייה והחברות הבנות שלה. לאחר דיון במועצת העירייה בדו"ח המבקר, כמתבקש עפ"י החוק, מנכ"לית העירייה תכנס את ה"צוות לתיקון ליקויים", אשר ידון בממצאי הדו"ח, במסקנותיו ובהמלצותיו. בכוונתי לעקוב מקרוב אחר עבודת ה"צוות לתיקון ליקויים", ונדאג ליישום המלצות הביקורת. עבורי ועבור הנהלת העירייה, דו"ח המבקר הינו כלי עבודה חשוב, כאמור, המשקף את התנהלות אגפיה וחברות הבנות של העירייה, וחושף ליקויים הקיימים במערכת, שיש לתקנם".