למה תוכנה להנהלת חשבונות צריכה להיות נוחה לתפעול?

ניהול של עסק בכל היקף דורש שליטה מלאה בכל העניינים הפיננסים שלו, שהרי זהו הבסיס לקיומו של העסק והדבר שהופך אותו ליעיל. באמצעות תוכנה להנהלת חשבונות ניתן לבצע את כל הפעולות הכלכליות הקשורות בתפעול העסק כגון גביית תשלומים, אך ישנן חברות שלא מעוניינות לבצע רכישה של התוכנה כולה ומעדיפים להשאיר את שירות ניהול החשבונות לחברה חיצונית. תוכנה עבור הנהלה של חשבונות המופעלת על ידי חברה אמינה שעושה את כל השירות בצורה הכי מקצועית שיש, מורידה לא מעט מן הדאגות עבור המנהלים והיא יכולה להיות אפקטיבית ולתת מענה מושלם עבור עסקים קטנים.

אילו תכונות צריכה להכיל תוכנה להנהלת חשבונות?

בהנחה שארגון מסוים בוחר לרכוש תוכנה לניהול חשבונות, חשוב עוד לפני הכל שהחברה שמוכרת אותו תעניק ליווי ותמיכה טכנית נרחבת כמה שיותר, כולל זמינות מסוימת גם בקצוות היום. כאשר מנהלי הארגון נאלצים להתמודד עם תקלות בתוכנה, חשוב מאוד שהבעיה תיפתר במהרה תוך מניעת נזקים ואי דיוקים. תוכנה להנהלת חשבונות עבור עסקים צריכה להכיל את כל מה שעסק מבצע בהתנהלות היום יומית שלו, בהיבט הפיננסי, בדגש על גבייה מלקוחות שצריכה להתאפשר בדרכים המקובלות כמו הוראות קבע וגבייה בכרטיסי אשראי.

אבל כאשר גופים קטנים העוסקים בין היתר בגביית תשלומים, מעוניינים לקבל שירותים של גבייה – כמו גם עסקים בתחילת הדרך שעדיין לא צמחו לממדים המצדיקים העסקת מנהלת חשבונות במשרה מלאה, כדאי לפעמים לוותר על רכישת תוכנה להנהלת חשבונות בגרסה המלאה שלה, לטובת שכירת שירותים חיצוניים של גבייה המקלים מאוד על ההתנהלות.

אילו גופים שאינם עסקים יכולים להשתמש בשירותי גבייה חיצוניים?

דוגמה לארגונים וגופים שאינם עסקיים, אשר מומלץ להם לקבל שירות של ניהול חשבונות על ידי תוכנה חיצונית, היא למשל:

1. וועדים של בתים משותפים, בבניינים שבהם ישנם דיירים רבים. מדובר בניהול של אלפי שקלים מדי חודש, כאשר כל הליך ההתעסקות עם הכסף חייב להיות שקוף לכולם. תוכנה להנהלת חשבונות הופכת את העניין הזה לשקוף ונגיש ומונעת וויכוחים הקשורים בכסף.
2. עמותות ומלכ"רים העוסקים בקבלת תרומות. אין מדובר בגביית תשלומים אבל כן צריך מערכת שתאפשר קבלת כסף כחוק תוך דיווח מדויק באשר להוצאות ולהכנסות.

הסיוע של שירות גבייה חיצוני עבור עסקים קטנים חוסך זמן וכסף

כאמור גם עסקים קטנים יכולים להסתייע בשירות של גבייה הנעשית על ידי עובדים שאינם עובדי החברה, אלא של ארגון המעניק שירותי תוכנה הנהלת חשבונות. פעולות כמו גבייה בכרטיסי אשראי או בהוראות קבע, יכולות להתבצע באופן הכי מקצועי שיש ולהיות מדווחות לחברה ששכרה את השירותים בצורה מדויקת, קבועה ושוטפת. בדרך הזו עסקים רבים חוסכים משכורת של מנהלת חשבונות ומשקיעים את הכסף ב"רכישת שקט" בכל נושא הגבייה, תוך השקעת משאב הזמן היקר בניהול העניינים האחרים של הארגון.

*המדור הינו מדור צרכני ואין לייחס לנאמר בו תחליף לייעוץ מקצועי. ט.ל.ח