איך מפיקים תובנות ממערכת BI?

מערכת הבינה העסקית היא הכלי הטכנולוגי המרכזי עמו מנהלים מחליטים החלטות. כיצד המערכת פועלת? וכיצד אפשר להפיק באמצעותה תובנות מרחיקות לכת, אשר משפיעות על המציאות העסקית היומיומית?

כיצד פועלת מערכת בינה מלאכותית עסקית?

מערכת BI (מהדור החדש) פועלת על בסיס פלטפורמה אינטרנטית שמצוידת באינספור עצמים גרפיים לרבות טבלאות, תרשימי זרימה, גרפים מסוגים שונים, מפות חום, מפות גאוגרפיות ועוד, ונחלקת לשלושה מסכים:

• המסך הראשון מציג מידע כללי: נתונים עסקיים, מזג האוויר, מצב התנועה, משימות פתוחות, קצב התקדמות בעבודה וכן הלאה. למעשה כל משתמש יכול לבחור אילו נושאים יוצגו במסך זה ולהחליט היכן יופיע כל נושא על המסך. היכולת הזאת מאפשרת לו להתמקד ולקדם נושאים שנמצאים על סדר היום ללא הסחות דעת. 
• המסך השני הוא מסך המחקר, מסך זה מאפשר למשתמש לשאול כל שאלה מכל כיוון אפשרי, ממש בדומה להקלדת שאלות במנועי החיפוש באינטרנט, בתגובה לשאלתו המערכת תציג טבלאות נתונים, אותן הוא יכול לחקור ולבחון לעומק, בדרך זו הוא עשוי להגיע לתובנות ולהסביר תופעות עסקיות. 
• המסך השלישי הוא מסך הנתונים המובילים: הסניפים הרווחיים ביותר, המוצרים הנמכרים ביותר, קווי הייצור המהירים ביותר וכן הלאה. מסך זה מתאים בעיקר למנהלים, שנדרשים לחשיבה כוללנית יותר. 

מאחורי שלושת המסכים הללו פועל מנוע רב-עוצמה, אשר אוסף את המידע ממקורות מגוונים, הן ממערכות הארגון, תיקיות, קובצים, תיבות דואר אלקטרוני והן ממקורות חוץ ארגוניים כמו אתרי אינטרנט, פורטלים, מסעות פרסום, רשתות חברתיות ועוד. לאחר מכן מבוצע תהליך של כריית נתונים שכולל מיון וסינון נתונים, העברתם לטבלאות במסד הנתונים והצגתם בהקשר הנכון באמצעות הפלטפורמות. יש להדגיש שהנתונים מתעדכנים בזמן אמת ומאפשרים לקבל תמונת מצב עדכנית על כל נתון שמעניין את המשתמש. 

כיצד יכולות מערכת הבינה העסקית מאפשרות להגיע לתובנות מרחיקות לכת? 

מי שמכיר את תחום ה-BI בוודאי זוכר את מערכות הדור הישן, מערכות אלו הציגו רשימה של דוחות מובנים, שצוות הפיתוח בנה ותכנן מראש, וכאשר אדם מסוים בארגון רצה לקבל מידע על נתונים מצטברים כמו היקף המכירות היומי או היקף ההזמנות הפתוחות במערכת, הוא היה בוחר בדו"ח המתאים מתוך הרשימה וצופה בנתונים, בדרך זו המנהל היה נדרש להמשיך לאסוף מידע מאינסוף מקורות ולהצליב נתונים כדי להגיע למסקנות חותכות. לעומת זאת במערכת BI מהדור החדש, המשתמש לא מוגבל לשאילתה מובנית מראש וגם לא נדרש לאסוף מידע, שכן המערכת עושה את התהליך הזה עבורו, ויתרה מכך, מציגה את הנתונים בתצוגה חזותית נוחה וקלה מאוד לקריאה ו"מסוכמת" בטבלאות. 

נוסף לכך יכולת החקירה העצמית במערכת מאפשרת למשתמשים ללחוץ על כל נתון שמעניין אותם ולקבל את המידע המקושר אליו. לדוגמה: אם מנהל מכירות של מותג רכב חדש מעוניין לדעת מי האנשים שקנו מכונית מסוג מנוע מסוים ומסוג צבע מסוים הוא יכול לעשות זאת, למעשה הוא יכול לשאול כל שאלה שעולה בדעתו ולקבל על כך תשובות, ועל התשובות שהוא קיבל הוא יכול לשאול שאלות נוספות, ולהמשיך כך באותו האופן עד שהוא מגלה את אותם הקשרים נסתרים שלא נראים לעין בחקירה "שטחית". בדרך זו המשתמש יכול להצליב נתונים, להרחיב את קו החשיבה שלו ולהגיע למסקנות ותובנות.