לשמור על המורל – תכנון אירועים עסקיים מוצלחים לעובדים וללקוחות
01.02.18 / 13:48
לשמור על המורל – תכנון אירועים עסקיים מוצלחים לעובדים וללקוחות
אירוע עסקי מהווה הזדמנות לשבור את השגרה היומיומית, לייצר קשרים אישיים עם קולגות ולקוחות ולהעביר מסרים חשובים, מהכרת תודה ועד העלאת מוטיבציה וחיזוק הנאמנות. בשנים האחרונות יותר ויותר ארגונים וחברות משקיעים בהפקת אירועים באוריינטציה עסקית הכוללים פעילויות ופינוקים רבים. מאירועי קיץ בחוף הים גדושי אקשן ימי דרך מסיבות חברה מפוארות בסגנון הוליוודי, כולל הופעה חיה של אומן אורח ועד השקות קונספטואליות המלוות בחוויות בלתי נשכחות.
לפניכם טיפים בדרך להפקת אירוע עסקי אפקטיבי, בין אם לעובדי החברה או ללקוחות החברה.
יצירת תמהיל מוזמנים וקביעת סוג האירוע
איך מתכננים נכון אירועים עסקיים ? חשוב להחליט מראש את מי מזמינים לאירוע ועל פי תמהיל המוזמנים, לבחור את הקונספט הנכון. כך למשל, זה יכול להיות אירוע בוטיק אינטימי שיתאים לצוות מצטיין בחברה או למחלקה שהגיעה להישגים יוצאי דופן, ללקוחות VIP שבצעו רכישות משמעותיות או לכלל לקוחות החברה וכלל העובדים בעצמם או עם בני זוגם.
אם מזמינים את כל העובדים או את כל הלקוחות, האירוע הוא אירוע גדול יותר ויש לדאוג בהתאם לחלל אירועים גדול וכך גם לקייטרינג שיוכל לספק מנות למספר רב של משתפים ואטרקציות לכל המשתתפים.
הכל תלוי במה שתרצו להשיג באירוע – גיבוש עובדים אפשרי יותר באירוע אינטימי וקטן, אך אם אתם מביאים אומן אורח, רוצים להעביר מסר שיווקי או מדובר באירוע של פעם בשנה – רוב הסיכויים שתעדיפו אירוע גדול במרחב גדול.
בחירת הקונספט המבוקש
קונספט האירוע ישפיע על כל אלמנט באירוע העסקי מהחוויה הקולינרית ועד התוכנית האמנותית. בחרו את הקונספט לפי סוג האירוע, למשל, השקת מוצרים וחשיפתם בפני לקוחות יכולה לבוא לידי ביטוי בעיצוב האולם והפעילות לפי אופי המוצר. מוצר של עיצוב שיער יוכל להיות מלווה בפעילות של תצוגת סרוקות, מעצבי שיער שיעצבו את הפריזורה של המשתתפים ואילו אירוע לעובדים יכול להיות בסגנון של טקס אוסקר הוליוודי – עם שטיח אדום בכניסה, חלוקת פרסים (פסלונים דמוי אוסקר) לעובדים מצטיינים ובחירת פינגר פוד בסגנון של מסיבת קוקטייל נוצצת.
כדאי להתייחס גם לעונות השנה – אם זה אירוע קיץ, ניתן לעצב את המקום בסגנון הוואי, להביא חול פנימה ולייצר תחושה של חוף, להשתמש בקייטרינג שיגיש קוקטיילים ומנות מרעננות ואם זה אירוע עסקי חורפי, לעצב את המקום כמו בקתת עץ או מתחם סקי עם שלג מלאכותי, פעילויות אקסטרים וכדומה.
התכנית הנבחרת
חשוב לצקת תוכן לאירוע עסקי שיעביר את המסר. כאשר מדובר באירוע שמטרתו לגרום לעובדים להרגיש חלק מהחברה, ניתן לשתף אותם באופן פעיל באירוע. למשל, לארגן משימות תחרותיות נושאות פרסים, חשיפה באמצעות מצגת או סרטון מיוחד של התחזית השנתית של החברה להמשך, תחרות כישרונות בין העובדים כך שתהיה להם הזדמנות להכיר עובדים אחרים.באירוע ללקוחות חשוב שהפעילות תהיה קשורה למותג עצמו. למשל, מותג מכוניות יערוך תצוגת דגמי רכב ויציע נסיעות מבחן מיוחדות בשטח בזמן האירוע (במידה והאירוע מתקיים בחוץ) וחברת מוצרי טיפוח תוכל לספק טיפולים אלטרנטיביים ללקוחות הבאים, שירותי פדיקור מניקור ועוד.
תכננו את הזרימה של האירוע, משלב קבלת הפנים ועד הסיום, כולל הסעודה ומסיבת הריקודים או מופע של אמן חיצוני. תוכלו להעשיר את האירוע באטרקציות בסגנונות שונים מסימולטורים ועד פינת משחקים. אל תשכחו להשאיר טעם של עוד עם מתנה לכל משתתף או מגנטים עם התמונות של המשתתפים.
בהפקת אירוע עסקי חשוב לפנות למומחים בתחום – חברת הפקות שתוכל ליצור עבורכם אירוע עסקי התואם לאסטרטגיה של החברה, לקהל העובדים או הלקוחות ותנהל בפועל את האירוע בדרך המקצועית ביותר.
*המדור הינו מדור צרכני ואין לייחס לנאמר בו תחליף לייעוץ מקצועי. ט.ל.ח
