הטמעת מערכות מידע – דגשים חשובים

מערכות מידע, ובפרט CRM, הן חלק בלתי נפרד ממערכות המחשוב של שורה ארוכה של עסקים. למעשה אין כמעט עסק שלא יפיק תועלת רבה מאוד ממערכת כזו, ובפרט אם תתבצע הטמעה מקצועית ומותאמת למאפיינים הספציפיים שלו. כאן בעמוד תמצאו סקירה של האופן שבו מתבצע תהליך ההטמעה ופירוט של הדגשים החשובים.

אפיון ראשוני

התהליך שנועד להטמיע מערכת מידע באופן מיטבי מתחיל באפיון ראשוני של העסק. לשם כך אנשי המקצוע שמבצעים את ההטמעה לומדים להכיר את המחלקות השונות בחברה, את שלבי העבודה בביצוע הפעולות השונות, את הממשקים בין המחלקות, את ה-KPI של העסק ועוד.

המידע הכללי מפורק למודולים שונים, לפי: לקוחות, עסקאות, עובדים, ספקים, משימות, פרויקטים וכו'. זהו בסיס הכרחי להטמעה מיטבית, ולכן חשוב להקדיש לו זמן ותשומת לב, ולבצע אותו בקפידה.

בניית משפכי שיווק מדויקים

מרכיב נוסף בהטמעת מערכת מידע בארגון הוא בניית משפכים שיווקיים יעילים. במסגרת הרובד הזה בהטמעה מטופלים נושאים כמו קליטת לידים, מענה ראשוני ללקוחות, בניית תהליכי מכירה חדשים ועוד. זהו למעשה אחד היתרונות המשמעותיים של מערכות מידע – היכולת לשדרג במידה ניכרת את השיווק – וכדאי כמובן לנצל אותו עד תום.

יצירת אוטומציות

עוד פעולה שמתבצעת במסגרת ההטמעה של מערכת המידע הנבחרת בעסק היא אפיון אוטומציות ויצירתן. מטרת הפעולה הזו היא להביא לידי ביטוי עוד יתרון בולט של מערכות מידע: העברת משימות רוטיניות ורפטטיביות מהעובדים אל המערכת הממוחשבת, מפני שחבל לבזבז עליהן זמן עבודה יקר. בדרך זו תהליכים שונים בעסק מתבצעים ביעילות גבוהה הרבה יותר, ובנוסף העובדים יכולים להתפנות למשימות משמעותיות יותר.

דשבורדים חכמים ונוחים לשימוש

על-מנת שכל העובדים יוכלו להשתמש במערכת המידע בקלות וביעילות, נדרשת תשומת לב גם לדשבורדים. כל מסך שמציג נתונים כאלה ואחרים מותאם באופן מושלם לצרכי העובדות והעובדים בכל מחלקה, בהתאם למאפייני ההתנהלות הספציפיים בעסק. בזכות הדשבורדים החכמים העובדים יכולים לשלוף את המידע הדרוש להם בכל רגע במהירות, וכך נמנעת אחת הבעיות העיקריות של עידן המידע: הקושי להגיע ל-Data רלוונטי עקב הכמות העצומה של נתונים.

הדרכה מקיפה

השלב האחרון של הטמעת מערכות המידע בעסקים השונים הוא הדרכה מקיפה לכל העובדים. בהקשר זה כדאי לציין שמערכות מידע מתקדמות מתאפיינות בכך שהן ידידותיות מאוד למשתמשים, אבל גם כך רק הדרכה מקצועית יסודית מבטיחה עקומת למידה מהירה מאוד ומקסימום תועלת מהמערכת מיד עם תחילת השימוש בה. בהמשך הדרך ניתן לקבל תמיכה שוטפת במידת הצורך, כך שגם אם בשלבים הראשונים יש עדיין סימני שאלה, הם יקבלו תשובה אמינה תוך זמן קצר, והשימוש במערכת המידע יהיה אופטימלי.

באופן טבעי חשוב להפקיד את מלאכת ההטמעה בידיים מקצועיות ומנוסות במיוחד. באתר https://crmers.co.il ישנו מידע רחב היקף בנושא, מוזמנים להיעזר